Contratar um colaborador envolve muito mais do que o salário. Entre os encargos que compõem o custo real está o INSS patronal — uma contribuição obrigatória que garante acesso aos benefícios da Previdência Social e impacta diretamente o caixa da empresa.

Para manter uma gestão financeira responsável e dentro da legalidade, é essencial compreender como funciona essa contribuição e de que forma ela deve ser calculada.

Afinal, o que é o INSS patronal? 

O INSS patronal é a contribuição que a empresa realiza ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) para financiar direitos previdenciários dos trabalhadores, como aposentadoria, auxílio-doença, pensão por morte e outros benefícios garantidos por lei.

Diferente da parcela de INSS que é descontada do salário do colaborador, essa é uma responsabilidade exclusiva da empresa, que deve fazer o pagamento com base na folha de pagamento ou pró-labore, dependendo do seu enquadramento tributário.

Quais empresas precisam pagar essa contribuição?

Todas as empresas com CNPJ e que possuem funcionários registrados devem pagar o INSS patronal — mas a forma de recolhimento muda conforme o regime tributário:

• Simples Nacional (Anexos I, II, III e V): o valor já está embutido no DAS mensal;
  
  
• Simples Nacional (Anexo IV): o pagamento é feito à parte, com alíquota de 20% sobre a folha;
  
  
• Lucro Real e Lucro Presumido: também devem recolher 20% sobre a folha de pagamento;
  
  
• MEI: só recolhe INSS patronal se contratar funcionário, com alíquota de 3% sobre o salário do colaborador.
  
  

Como calcular o INSS patronal na prática?

Considerando para bem do exemplo uma empresa no regime de Lucro Presumido com um colaborador CLT que receba R$2.900 de salário base, o cálculo da contribuição é relativamente simples:

• Valor estimado
  Se o salário base é de R$ 2.900,00
  E a porcentagem do INSS Patronal  é de 20%
  O valor seria de R$ 580,00

Neste caso, o INSS patronal adiciona R$ 580 ao custo mensal desse funcionário. Vale lembrar que esse valor é apenas uma parte dos encargos que a empresa arca — ele se soma a FGTS, 13º, férias, vale-transporte, entre outros.

O que acontece se a empresa não pagar?

Deixar de recolher o INSS patronal é considerado infração fiscal e pode gerar:

• Multas e juros sobre os valores devidos;
• Dificuldades para obter certidões negativas;
• Impedimentos em processos licitatórios;
• Complicações com a Receita Federal.

Além disso, o colaborador pode sair prejudicado, já que a falta de contribuição compromete seu acesso aos direitos previdenciários.

Onde acompanhar os pagamentos feitos?

A consulta das contribuições pode ser feita por diferentes plataformas:

• e-CAC (Receita Federal): permite consultar pagamentos e emitir comprovantes;
  
  
• eSocial: exibe contribuições geradas na folha de pagamento;
  
  
• Meu INSS: mostra o extrato de contribuições feitas em nome dos funcionários.

Todas essas ferramentas podem ajudar a manter os dados organizados, garantindo mais transparência no controle das obrigações da empresa.

Mais que obrigação: o INSS patronal como parte da estratégia

Embora seja um custo fixo, o INSS patronal também é um investimento: ele contribui para a segurança do time, ajuda a manter a empresa em conformidade com a legislação e reforça o compromisso com o bem-estar dos colaboradores.

Entender exatamente como ele funciona é um passo importante para otimizar os recursos da empresa, evitando imprevistos fiscais e tomando decisões mais estratégicas.

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