Afinal, quanto custa um funcionário CLT para a empresa?

Quando uma empresa contrata um colaborador pelo regime CLT, o salário acordado é apenas uma parte do investimento. Férias, 13º, FGTS, INSS e benefícios obrigatórios e opcionais compõem o custo real, que pode chegar a até duas ou três vezes o valor do salário mensal.

Para garantir uma gestão eficiente de pessoas e finanças, é fundamental conhecer todos os elementos que compõem esse custo e entender como calculá-lo corretamente.

Por que entender o custo de um funcionário é relevante?

Saber exatamente quanto custa manter um funcionário vai muito além do controle de orçamento. Essa informação impacta diretamente:

• o planejamento de contratações;
• a precificação de produtos e serviços;
• a definição de metas de crescimento sustentável.
  
  

Além disso, esse cálculo evita surpresas e passivos trabalhistas que podem comprometer a saúde financeira da empresa.

O que está incluso no custo de um colaborador CLT?

Os encargos e obrigações legais que integram o custo de um funcionário variam conforme o regime tributário da empresa, mas de forma geral incluem:

• 13º salário (1/12 avos por mês trabalhado);
• Férias remuneradas com adicional de 1/3;
• FGTS (8% sobre o salário);
• INSS patronal (20% sobre o salário, nos regimes Lucro Real ou Presumido);
• Vale-transporte (obrigatório, com desconto de até 6% do salário);
• Benefícios opcionais como vale-refeição, plano de saúde, auxílio-creche, entre outros.
  
  

Para exemplificar, imagine um funcionário cujo salário base é de R$ 3.200. 

O custo mensal desse colaborador para a empresa incluiria os seguintes encargos estimados: R$ 256 referentes ao FGTS (8%), R$ 640 de INSS patronal (20%), R$ 266,67 referentes ao 13º salário proporcional, e R$ 355,56 pelas férias com adicional de um terço.

Além disso, considerando um valor de R$ 180 para o vale-transporte e R$ 550 para o vale-refeição (baseando-se em R$ 25 por dia útil), o custo total mensal estimado desse colaborador seria de R$ 5.448,23, somando encargos obrigatórios e benefícios mais comuns.

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O impacto do regime tributário no custo do funcionário

Dependendo do regime tributário da empresa, o impacto dos encargos pode mudar:

• Simples Nacional: isenta a empresa de contribuições como INSS patronal, salário-educação e Sistema S.
  
  
• Lucro Real ou Presumido: obriga o recolhimento de todos os encargos, o que aumenta significativamente o custo final.

Por isso, é essencial considerar o enquadramento da empresa ao planejar contratações.

Além dos encargos: os investimentos invisíveis

O custo de um funcionário também inclui fatores que nem sempre aparecem nos cálculos diretos, mas impactam o caixa da empresa:

• Treinamentos e capacitação;
• Custos com desligamentos e contratações;
• Equipamentos de trabalho e estrutura física;
• Gestão de benefícios e clima organizacional.

Todos esses elementos devem ser considerados como parte do investimento no capital humano da empresa.

Como calcular corretamente o custo de um funcionário?

Para facilitar, você pode seguir esta fórmula-base:

Custo Total = Salário + Encargos legais + Benefícios fixos + Custos variáveis (ex: bônus, comissões)

Também é recomendável manter uma planilha atualizada com os valores médios e os encargos vigentes, considerando as particularidades do seu setor e convenção coletiva.

É possível reduzir custos com colaboradores sem perder competitividade?

Embora os encargos e benefícios pesam no custo final de um colaborador, existem formas inteligentes de oferecer uma boa experiência ao time com menor oneração para a empresa.

Soluções de benefícios flexíveis, como as oferecidas pela Niky, permitem personalizar o pacote de vantagens conforme o perfil do colaborador, otimizando custos e aumentando o valor percebido.

Esse modelo funciona tanto para contratações CLT quanto para profissionais PJ, ajudando a equilibrar a balança entre competitividade e eficiência financeira. É possível oferecer benefícios modernos e atrativos — como saldo flexível, bem-estar e educação — sem comprometer o orçamento, mantendo a empresa atrativa no mercado e alinhada às novas expectativas dos talentos.

Entender o custo é o primeiro passo para valorizar o talento

Mais do que uma despesa, o colaborador é um ativo estratégico da empresa. Conhecer seu custo total é fundamental para contratar com consciência, manter a sustentabilidade do negócio e construir um ambiente justo, transparente e competitivo.

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