Como calcular o IRRF na folha de pagamento corretamente?

Calcular corretamente o IRRF é uma obrigação essencial e estratégica dos departamentos de RH e financeiro. Esse imposto é descontado mensalmente na folha de pagamento, e realizar esse processo de forma correta evita penalidades, problemas fiscais e insatisfação dos colaboradores.

Neste artigo, explicamos detalhadamente o que é o IRRF, qual é a sua importância, e apresentamos um passo a passo simplificado para você fazer o cálculo corretamente.

O que significa IRRF na folha de pagamento?

IRRF significa Imposto de Renda Retido na Fonte. Trata-se de um desconto mensal obrigatório realizado pela empresa sobre os salários dos funcionários registrados no regime CLT. Esse valor serve como uma antecipação do imposto anual, facilitando a declaração anual dos trabalhadores e garantindo transparência nas relações trabalhistas.

Qual é a importância do cálculo correto do IRRF e como calcular paso a passo?

Realizar corretamente o cálculo do IRRF evita problemas fiscais, penalidades. Além disso, promove um ambiente transparente e confiável e garante que os funcionários recebam informações claras sobre seus rendimentos e descontos mensais.

Por isso, é importante saber o passo a passo sobre como calcular o imposto devido. Confira as etapas fundamentais para acertar no cálculo:

1. Calcule os vencimentos totais do funcionário

Comece somando o salário fixo, horas extras, adicionais como insalubridade ou adicional noturno e quaisquer outros benefícios pagos em dinheiro.

Exemplo:
Salário fixo: R$ 4.500,00
Horas extras: R$ 300,00
Total dos vencimentos: R$ 4.800,00

2. Faça o desconto do INSS

Após calcular o total bruto, é necessário descontar a contribuição previdenciária (INSS). Essa dedução varia de acordo com a faixa salarial do colaborador.

Exemplo:
Salário bruto total: R$ 4.800,00
Desconto INSS (14%): R$ 672,00
Base para cálculo IRRF: R$ 4.128,00

3. Deduza valores permitidos por lei

Antes de calcular, aplique deduções legais, como dependentes legais e pensões alimentícias, se houver.

Exemplo:
Dependente (R$ 227,64 por dependente em 2025): 1 dependente = R$ 227,64
Base após dedução: R$ 4.128,00 – R$ 227,64 = R$ 3.900,36

4. Consulte os valores de IRRF para 2025

A tabela de Imposto de Renda para pessoas físicas está dividida em faixas salariais, com alíquotas progressivas e parcelas dedutíveis específicas para cada faixa.

1. Para os contribuintes que recebem até R$ 1.903,98 por mês, não há incidência de imposto, ou seja, essa faixa é isenta de tributação.
2. Aqueles que recebem entre R$ 1.903,99 e R$ 2.826,65 mensais estão sujeitos a uma alíquota de 7,5%. Nessa faixa, é possível deduzir do imposto devido o valor fixo de R$ 142,80.
3. Para rendimentos mensais entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05, aplica-se uma alíquota de 15%, com direito a uma dedução de R$ 354,80.
4. Já os contribuintes com salários entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68 estão sujeitos a uma alíquota de 22,5%, sendo permitida uma dedução de R$ 636,13.
5. Por fim, para rendimentos superiores a R$ 4.664,69, a alíquota aplicada é de 27,5%, com uma parcela a deduzir no valor de R$ 869,36.

No nosso exemplo, com base R$ 3.900,36, aplica-se a alíquota de 22,5%.

5. Faça o cálculo final do IRRF

Use a seguinte fórmula para encontrar o valor exato a ser retido:

IRRF = (Base para IRRF x Alíquota) – Parcela fixa de dedução

Exemplo com base acima:
R$ 3.900,36 x 22,5% = R$ 877,58
R$ 877,58 – R$ 636,13 = R$ 241,45 (IRRF a reter)

Qual é a faixa salarial isenta de IRRF?

Colaboradores com remuneração mensal inferior a R$ 1.903,98 estão isentos do desconto mensal de IRRF.

• O IRRF é retido todos os meses?
  Sim. O IRRF é descontado mensalmente dos funcionários que se enquadram nas faixas salariais tributáveis, devendo constar claramente nos holerites.
  
  
• E como calcular o IRRF nas férias e no 13º salário?
  
  Férias: Utilize a mesma lógica do cálculo mensal, mas inclua no valor base o adicional de 1/3 constitucional.
  
  13º salário: O IRRF é retido somente na segunda parcela do 13º salário. A primeira parcela é uma antecipação livre desse desconto.
  
  

Por que é tão importante garantir o cálculo correto do IRRF?

Garantir precisão no cálculo do IRRF protege sua empresa contra multas fiscais, promove uma gestão financeira transparente e ainda fortalece a confiança e o engajamento dos seus colaboradores. Seguindo essas etapas e utilizando corretamente as tabelas, você torna a rotina administrativa mais tranquila e segura, prevenindo erros fiscais e mantendo sua empresa em conformidade com a legislação.

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